home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Arsenal Files 6 / The Arsenal Files 6 (Arsenal Computer).ISO / business / zprl175g.zip / README.DOC < prev    next >
Text File  |  1996-03-01  |  46KB  |  1,000 lines
  1.              ZIPPER Payroll, Version 1.75  -- README.DOC
  2.  
  3. This file contains information about installation, registration, tax 
  4. table updates, technical support, and revisions to the User's Manual.  
  5. There is also an appendix that covers special situations for several 
  6. states.  Check this appendix to see if your state is included. 
  7.  
  8.                                 A NEW NAME
  9.  
  10. We have begun the process of changing our company name from SOFTCRAFT to 
  11. ZIPPER Brand Software.  Throughout the printed documentation (.DOC files) 
  12. and other places you will see either name.  Since the change has occurred
  13. at about the same time this version was released, we have not attempted to
  14. make all the changes necessary.  Do not be confused by the use of either or 
  15. both names, and know that it is ONLY a change in the company name.
  16.  
  17.                
  18.                                USER'S MANUAL 
  19.  
  20. The complete ZIPPER Payroll user's manual is included on-disk as the file 
  21. ZIPPER.DOC.  The ZIPPER Payroll User's Manual is an ASCII text file that 
  22. may be printed on your computer's printer.   You can print this file with 
  23. the DOS  "COPY"  command: 
  24.  
  25.                           COPY  zipper.doc  LPT1 
  26.  
  27. where LPT1 represents the printer you wish to use (in this case parallel 
  28. printer #1).  You may also use the DOS  "PRINT"  command: 
  29.  
  30.                              PRINT  zipper.doc 
  31.  
  32. See your DOS User's Manual for more information about using either of 
  33. these commands. 
  34.  
  35.  
  36. Just a word of warning though, the complete ZIPPER Payroll User's Manual
  37. is 183 pages in length.
  38.  
  39.  
  40.  
  41.                                  HARDWARE 
  42.  
  43. ZIPPER Payroll runs in the MS-DOS / PC-DOS environment (version 2.0 or
  44. later).  ZIPPER will run on the full family of IBM & Compatible PC's.
  45. This means a PC, an XT, or an AT.
  46.  
  47. ZIPPER Payroll requires approximately 525K of RAM when it loads. If you
  48. have less then this amount available, ZIPPER may still load, but
  49. performance will be reduced.  ZIPPER utilizes a 64K memory buffer for
  50. processing (sorting, etc).  If the full 64K is not available, ZIPPER will
  51. use your disk drive for this memory space.  This will make the program
  52. noticeably slower, or it may not run at all.  You should be able to run
  53. ZIPPER Payroll if you computer has 640K of conventional memory, and you
  54. do not have too many TSR (Memory Resident) programs or device drivers
  55. loaded.
  56.  
  57. ZIPPER Payroll will use any type of color or monochrome monitor.  ZIPPER
  58. was designed with a color system in mind, and many of the data entry and
  59. processing screens maximize the use of color by calling your attention to
  60. important items.
  61.  
  62. It would not be reasonable to use ZIPPER Payroll without a printer.
  63. ZIPPER supports the use of all printers by allowing you to enter the
  64. control codes specific to your printer.  ZIPPER supports printing through
  65. three parallel ports (LPT1, LPT2, and LPT3), and two serial ports (COM1,
  66. and COM2).  
  67.  
  68.  
  69.                                 SHAREWARE
  70.  
  71. Shareware is a distribution method, not a type of software.  Shareware 
  72. distribution gives users a chance to try software before buying it.  The 
  73. author specifically grants the right to copy and distribute the software 
  74. only for the purpose of evaluation.  With shareware you can find software 
  75. that suits your needs before you pay for it.  With shareware you can try 
  76. before you buy.  This is the ultimate money-back guarantee -- if you 
  77. don't like the program, and don't use the program, you don't pay for it.  
  78. If you try a shareware program and continue using it, you are expected to 
  79. register (pay for it).  
  80.  
  81. The fee (usually just a few dollars) you paid to a shareware distributor 
  82. or vendor is not the registration fee.  ZIPPER Brand Software, the author
  83. of ZIPPER Payroll, does not receive any of the money you may have paid for 
  84. the shareware version of ZIPPER Payroll. 
  85.  
  86. ZIPPER Payroll is a "shareware program". Feel free to share it with friends
  87. or business associates. You may make any number of copies of your original 
  88. shareware distribution disk to share with others, but do not give away 
  89. copies that you have altered, or included as part of another system.  YOU 
  90. MAY NOT MAKE PHOTOCOPIES COPIES OF THE ON-DISK USER'S MANUAL.  
  91.  
  92.  
  93.                            EVALUATION PERIOD
  94.  
  95. We feel that you should be reasonably able to evaluate this program in about
  96. 30 to 60 days.  After you have processed payroll for 60 days, the program 
  97. will alert you to how long you have been using ZIPPER Payroll, and that your
  98. ability to create payroll records after 90 days will not be allowed.
  99.  
  100. What exactly does this mean?  It means that we recognize that to reasonably 
  101. evaluate this software you must be able to use it for some time.  We also
  102. recognize that it is not realistic to allow unlimited use for an indefinite
  103. period of time.  That is why we have limited your use to 90 days. Therefore,
  104. ZIPPER Payroll will allow you to create payroll records for only a 90 day 
  105. period.  We expect that after 90 days you should have had a reasonable
  106. opportunity to come to some decision about your future use of ZIPPER 
  107. Payroll.  At that point we expect you to either pay the registration fee
  108. (so that you can continue using ZIPPER Payroll), or discontinue its use.
  109.  
  110. After the 90 day period you will still have full use of all program features
  111. with the exception of being able to create more payroll.  In order to do 
  112. that, you must pay the registration fee of $72.00 ($67.00, plus $5.00 for
  113. shipping & handling).  None of your data will be lost, and when you receive 
  114. the registered version you can continue to process payroll.
  115.  
  116.  
  117.  
  118.                                REGISTRATION
  119.  
  120. Registration of your evaluation copy of ZIPPER Payroll provides the
  121. following benefits:
  122.  
  123.  *  The knowledge that you are helping to support a quality product.
  124.     Registration pays the author for the "thousands" of hours that went
  125.     into creating ZIPPER Payroll.  Registration pays for this effort, and 
  126.     allows us to improve and update the program. 
  127.  
  128.  *  A printed User's Manual. 
  129.  
  130.  *  The latest version of ZIPPER Payroll.  This will include any updates, 
  131.     improvements, and "bug" fixes. 
  132.  
  133.  *  Tax table updates for the year following your initial registration.
  134.  
  135.  *  One year of some of the best technical support available anywhere, 
  136.     at any price, for FREE.
  137.  
  138.  *  8 FREE W-2 forms and a W-3 form (for Laser or Dot Matrix), AND low
  139.     cost pricing for additional forms (in the smaller quantities that
  140.     may be more to your liking).
  141.     
  142.  
  143. A registration form is included with the on-disk User's Manual, or you 
  144. print a registration form from within ZIPPER Payroll.  The registration 
  145. form and registration fee of $72.00 ($67.00 plus $5.00 for shipping and 
  146. handling) should be sent to: 
  147.  
  148.  
  149.  
  150.                           ZIPPER Brand Software
  151.                                (SOFTCRAFT)
  152.                             3612 122nd Pl. SE
  153.                             Everett, WA 98208 
  154.                             
  155.                          VOICE : (206) 728-8427   
  156.                            FAX : (206) 337-1842   
  157.                       INTERNET : edprotas@interserv.com
  158.                     CompuServe : 71221,376                   
  159.                      soon to be: Zipper_Brand
  160.      ZIPPER Brand Software BBS : (206) 337-7868
  161.  
  162.      
  163. Registration payment may be handled by voice, fax, e-mail, or BBS. 
  164. Payment may be made by check, money order, or credit card (MasterCard,
  165. VISA, American Express, or Discover).     
  166.  
  167. Registration can be done online using the ZIPPER Brand Software BBS. 
  168. Read the file OUR_BBS.DOC to see how you can use the communications
  169. software we have included with your shareware copy of ZIPPER Payroll 
  170. (that's right, you already have it) to connect to our BBS.  You can 
  171. be connected and online in seconds (that's right -- SECONDS) if your
  172. computer has a modem and it's connected to a phone line.
  173.  
  174.  
  175. *** N E W   S T U F F *** N E W   S T U F F *** N E W   S T U F F ***                    
  176.                      
  177. We are currently at work on  other payroll products.  They "look and
  178. feel" like ZIPPER Payroll, but provide many additional features and 
  179. capabilities.  These products will have features like:
  180.  
  181. * JOB COSTING:  This product will allow the creation of cost centers 
  182. (jobs, projects, departments, etc.) to which payroll can be allocated.  
  183. This feature is ideal for contractors who wish to allocate payroll 
  184. costs directly to specific jobs.  This design will also work well for 
  185. restaurants, motels / hotels, services business's (anyone who wishes to 
  186. allocate job costs (payroll) to specific clients), etc.  There is no 
  187. limit to the number of cost centers (jobs), and employee hours can be 
  188. allocated to an unlimited number of jobs.  Job cost allocation also 
  189. allows allocation to unlimited SDI (State Disability Insurance) classes.
  190. This is a must for Washington and other states where there are different
  191. SDI rates (both employer liability & employee deduction) for different 
  192. kinds of work.
  193.  
  194. * GARNISHMENTS:  What a pain!  Not only do you have to calculate and 
  195. print checks for employees, but sometimes you are REQUIRED by law to 
  196. deduct things like child support (don't get me wrong, cause it's a 
  197. great idea that is long overdue) from an employees earnings, then issue 
  198. a separate check to some government agency.  ZIPPER allows you to set 
  199. up individual garnishments / attachments / deductions (whatever you 
  200. wish to call it), and then have those "items" automatically deducted 
  201. from the employees earnings, AND have ZIPPER print the check to the 3rd 
  202. party involved.  Does everything but lick the envelope an put on the 
  203. stamp.
  204.  
  205. * 1099's:  This feature allows you to set up an "employee" as a 1099 
  206. type.  This is ideal to use to pay "independent contractors".  The 
  207. individual is paid (along with your regular payroll), no deductions are 
  208. taken (Federal / State Withholding / FICA / FUTA / SUTA), and a check 
  209. gets issued.  At the end of the year ZIPPER Payroll allows you to issue 
  210. 1099's for these individuals - and W-2's for all regular employees.
  211.  
  212. * DRAWS AGAINST COMMISSION:  This feature is one that has been asked 
  213. for by employers who pay draws to their sales employees.  The key 
  214. features of this modification is that it (1) Calculates and deducts all
  215. normal withholdings against the amount of the draw, and (2) Maintains a 
  216. running balance of previous draws.  The "Draw Balance" displays on 
  217. screen when you create payroll records.  The amount "recovered" from 
  218. the draw is up to you, and recovered amounts automatically reduce the 
  219. draw balance, and calculate the proper taxes for draws and commissions.
  220.  
  221. * PAYROLL FREQUENCY OVERRIDE:  This feature makes it easy to pay 
  222. bonuses or other large amounts without having to "adjust" the amount of 
  223. withholding.
  224.  
  225. * USE QUICKEN(tm) CHECKS:  Allows you to use your Quicken check stock 
  226. to print paychecks from within ZIPPER.  This is an additional feature 
  227. that adds to the current capability to export checks to Quicken.
  228.  
  229. * USER DEFINED (FLAT) TAX:  This is a modification of the existing User
  230. Defined Tax.  The present structures allows a tax rate to be established
  231. for the Employee (deduction) and/or the Employer (liability).  The
  232. modification allows a flat or fixed amount to be set as a deduction and/or
  233. a liability.  This accommodates locations like the City of Denver (CO) where 
  234. there is a flat city tax (not calculated on earnings).
  235.  
  236. * CAFETERIA PLANS:  User definable pre-tax deductions.
  237.  
  238. If any of the above features interest you, then please give us a call.  
  239. If you have special payroll needs, please give us a call to tell us 
  240. what they are.  We have customers running "special versions" of ZIPPER 
  241. Payroll that have been modified to their specific needs.  We will 
  242. consider adding any feature that will benefit other users, as long as it 
  243. does not make the program difficult to use, or change the "look & feel" 
  244. of what so many users like most about this program - its ease of use!
  245.  
  246. * PRINTING TAX FORMS:  Scheduled for inclusion are the 941, 940, 940EZ
  247.  
  248.  
  249. ***     M O R E       ***     M O R E       ***     M O R E       ***
  250. *** N E W   S T U F F *** N E W   S T U F F *** N E W   S T U F F ***
  251.  
  252. Under final development is the Custom Reports Module.  This feature will
  253. allow the inclusion of additional reports (designed by you & programmed by
  254. ZIPPER Brand Software) into your existing database.  There will be a small
  255. fee for the Custom Reports Module (additional software).  Custom reports
  256. will be additional.  A "Professional Version / Site License" will be
  257. available for CPA's/Accounting Professionals.  The Pro version will allow
  258. the Custom Reports Module to be used at all client sites.  Custom reports
  259. (and the cost of development) could then be shared by all clients.
  260.  
  261. One ideal application for this module would be the printing of individual
  262. state quarterly / liability reports (using state supplied, pre-printed 
  263. forms) and quarterly Workman's Compensation Audit reports.
  264.  
  265. Your savings in time alone will pay for this module after the first round
  266. of quarterly reports.
  267.  
  268.                Please call about pricing & availability.
  269.  
  270. *************************************************************************
  271.  
  272.  
  273.                             TAX TABLE UPDATES
  274.  
  275. The shareware version contains the tax tables that are up to date at the 
  276. time ZIPPER Payroll was released.  Check the file date of the tax table 
  277. files (TAXTABL?.RBF).  When you become a registered user of ZIPPER 
  278. Payroll you will receive the most current version of the tax tables along 
  279. with the most current program version.  In addition, you will also 
  280. receive the next (usually annual) tax table update - FREE.  After your 
  281. free update, you will have two options keep your tax tables up to date.  
  282. (1) A $35.00 annual fee for updates published by ZIPPER Brand Software, or (2) 
  283. Purchasing the ZIPPER Payroll Tax Table Editor for $49.00 
  284.  
  285. (1) $35.00 Annual Maintenance:  ZIPPER Brand Software maintains and updates 
  286. Federal & State tax tables as necessary throughout the year.  As changes 
  287. are made by states or the IRS, ZIPPER Brand Software will provide updates to 
  288. affected users. The tax tables are then updated from within ZIPPER Payroll 
  289. from the SYSTEM MENU. 
  290.  
  291. This method has a distinct advantage in that you do not need to try and 
  292. decipher changes as they are enacted by the various state agencies or the 
  293. Internal Revenue Service and then enter these changes into the various 
  294. field used by ZIPPER.  This is a very low cost annual maintenance fee, 
  295. and you can be assured of timely updates and error free tax tables.  This 
  296. is the method recommended by ZIPPER Brand Software. 
  297.  
  298. (2) The ZIPPER Payroll Tax Table Editor:  This option is provide for user 
  299. who simply do not like to pay an annual maintenance fee.  By purchasing 
  300. the Tax Table Editor for a one time fee of $49.00, you can simply update 
  301. your own tax tables whenever they change - forever.
  302.  
  303. This method has a distinct advantage in that you only have to pay a 
  304. one time fee of $49.00 rather then the $35.00 annual fee.  The 
  305. disadvantage is that it makes you responsible to monitor changes in the 
  306. federal tax rates (Federal Withholding, Federal Unemployment - FUTA, 
  307. Social Security, and Medicare), and also State Withholding, and then 
  308. accurately make the changes using the ZIPPER Payroll Tax Table Editor.
  309.  
  310. We generally do NOT recommend this method of updating the tax tables, but 
  311. have provided it in response to a number of ZIPPER Payroll users who would 
  312. prefer not to pay an $35.00 annual fee, or concern about what happens in 
  313. the unlikely event (hopefully) that I am run down by a bus or a bread 
  314. truck.
  315.  
  316. The ZIPPER Payroll Tax Table Editor comes with a User's Manual and our 
  317. usual (unlimited) technical support. 
  318.  
  319. OK, so now you have a choice.  Just remember that you won't have to make 
  320. this choice or pay any additional money right away; simply registering 
  321. ZIPPER Payroll and you get a second year of FREE tax tables. 
  322.  
  323.  
  324.                               CALENDAR FILES
  325.  
  326. ZIPPER Payroll uses 12 text files (ZIPCAL.1 through ZIPCAL.12) during 
  327. payroll processing.  These files are displayed on screen when you are 
  328. selecting the Payroll Dates.  Shareware versions contain the calendar 
  329. files for the year that the program was released.  Having the wrong year
  330. will NOT have any effect on payroll processing.  Updated calendar files 
  331. will be provided FREE to registered users.
  332.  
  333. Others may get the current calendar files from the ZIPPER Brand 
  334. Software BBS. Read the file OUR_BBS.DOC to see how you can use the 
  335. communications software we have included with your shareware copy of 
  336. ZIPPER Payroll (that's right, you already have it) to connect to our BBS.
  337.  
  338. If you do not want to download the current calendar files, and prefer 
  339. not looking at last years calendar, you can simply delete the calendar 
  340. files (ZIPCAL.1 through ZIPCAL.12).  The upper part of the screen will be 
  341. blank.
  342.  
  343.  
  344.                              TECHNICAL SUPPORT 
  345.  
  346. We are pledged to providing the best possible technical available - 
  347. PERIOD.  We highly encourage you to attempt to answer your own questions 
  348. by first looking in the ZIPPER Payroll User's Manual (ZIPPER.DOC).  In 
  349. most cases the answer you seek can be found there.  In the event you are 
  350. still having a problem, please contact ZIPPER Brand Software.
  351.  
  352. We are sure that you will understand that support priority must be given 
  353. to registered users.  Within that context, we will do our best to provide 
  354. technical support to unregistered users. 
  355.  
  356. Technical support in one of the following ways: 
  357.  
  358. (1) VOICE:          Monday - Friday 
  359.     (206) 728-8427  8:30am - 5:00pm Pacific Time 
  360.                                          
  361.                     If support is not immediately available you will be 
  362.                     able to leave voice mail.  We will return calls in 
  363.                     the order received, with priority given to registered 
  364.                     users.  ALL CALLS WILL BE RETURNED COLLECT.  
  365.                     
  366.                                         
  367. (2) E-mail:         Via the INTERNET - sent to: 
  368.  
  369.                     edprotas@interserv.com 
  370.                     
  371.                     or via Compuserve to: 71221,376 
  372.                                           (soon to be Zipper_Brand)
  373.                     
  374.                      
  375. (3) ZIPPER Brand Software BBS:  Available 24 hours a day. 
  376.     (206) 337-7868                           
  377.                                              
  378.                     Please review the file OUR_BBS.DOC for additional 
  379.                     information about using the BBS.        
  380.  
  381.                             
  382.  
  383.                                                                
  384.  
  385. (4) FAX              
  386.     (206) 337-1842  
  387.      
  388.                     
  389.  
  390.                            ASP OMBUDSMAN POLICY      
  391.  
  392. ZIPPER Brand Software (SOFTCRAFT) is a member of the Association of Shareware 
  393. Professionals (ASP).  
  394.  
  395. ASP wants to make sure that the shareware principle works for you. If you 
  396. are unable to resolve a shareware-related problem with an ASP member by 
  397. contacting the member directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman 
  398. can help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not 
  399. provide technical support for members' products.  Please write to the ASP 
  400. Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442 or send a CompuServe 
  401. message via CompuServe Mail to ASP Ombudsman 70007,3536. 
  402.  
  403.  
  404.  
  405.                   USER'S MANUAL REVISIONS & ADDITIONS
  406.  
  407.  
  408. Recent changes in the functionality of ZIPPER Payroll required several 
  409. programming changes.  A few of these changes, due to timing, have not 
  410. been documented in the User's Manual (or ZIPPER.DOC).  Please review 
  411. these changes below.
  412.  
  413.  
  414. YEAR TO DATE PAYROLL RECORD SCREEN
  415.  
  416. When you enter each new employee, ZIPPER creates a Year To Date Payroll 
  417. record.  If you start ZIPPER Payroll during mid year (see the User's 
  418. Manual), you have the ability to enter accumulated values from whatever 
  419. system you have previously used.  Previous versions of ZIPPER Payroll 
  420. and the User's Manual reflect the fact that this information was entered 
  421. into one screen.  Beginning with release 1.7, the Year To Date Payroll 
  422. record now provides three screens.  You can move through each field in 
  423. the normal manner, or quickly move to each screen by pressing the 
  424. [PageDown] and/or [PageUp] keys. 
  425.  
  426. For the most part, the fields are the same, though the layout and order 
  427. is quite different.  The new screens are easier to read, but at the 
  428. expense of not having all this information on just one screen.  Sorry, 
  429. but we ran out of room.
  430.  
  431. The main difference are as follows:
  432.  
  433. State Unemployment (SUTA):  This is a new deduction provided for states 
  434. where (a portion of) SUTA may be deducted from from the employee.  If a 
  435. deduction rate in entered into the system screen (Payroll Tax Rates & 
  436. Tables, - FICA, FUTA, SUTA, and User Defined, then a deduction will be 
  437. calculated.
  438.  
  439. Pension Plan:  This field contains the amount deducted from the 
  440. employees pay, regardless whether this amount is subject to FIT.  On the 
  441. third screen is a section for pension plans.  The first field, "Deferred 
  442. Earnings" includes only those amounts (included in the Pension Plan 
  443. field) that were NOT subject to FIT.  There is a similar field for 
  444. pension plan deductions that were not subject to SIT (State Income Tax).  
  445. There is also a field provided for Employer Contributions to a pension 
  446. plan. 
  447.  
  448. PENSION PLANS
  449.  
  450. Pension plans is a feature that is new with the version 1.7 release.  
  451. This is a very powerful feature, and the way in which it has been 
  452. implemented in ZIPPER provides a wide range of flexability.  Setting up 
  453. pensions plans is described in the users manual, ZIPPER.DOC, but the 
  454. following information will provide additional insight as to various ways 
  455. in which pension plans can be used. 
  456.  
  457. Setting up pension involves two setps: Configuration of the pension plan 
  458. (you can configure up to nine different plans); and linking a pension 
  459. plan to an employee.  The users manual describes these steps.
  460.  
  461. There are seven fields in each pension plan (Pension Plan 1 through 9). 
  462.  
  463.     Plan Name 
  464.     Employee Deduction Rate
  465.     Employer Contribution Rate 1
  466.     Employer Contribution Rate 2
  467.     Maximum Annual Employee Contribution
  468.     Employee Deductions Subject To
  469.       Federal Withholding
  470.       State Withholding
  471.  
  472. Plan Name:  ZIPPER is initially configured without pension plans.  Each 
  473. of the 9 available plans comes with the Plan Name as "Unused".  Entering 
  474. a name is not required, but a descriptive name will be helpful.  The 
  475. plan name will be displayed in the employee record when an employee is 
  476. linked to a particular plan.  Having a meaningful name will be helpful 
  477. in making sure that the proper plan has been entered into the employee 
  478. record.
  479.  
  480. Note: The next three fields should be entered as a decimal value 
  481. representing a percent.  EXAMPLE: Enter 6-1/2 percent (6.5%) as 0.065 
  482.  
  483. Employee Deduction Rate: This rate is used to calculate the amount of 
  484. the employee's contribution to their pension fund.  The rate is 
  485. multiplied against the amount of gross pay.
  486.  
  487. There is also a field in the employee record called Pension Deduction.  
  488. This field is a dollar value field that would contain a "flat rate" 
  489. pension deduction.  This amount is automatically entered by ZIPPER into 
  490. the payroll record every time the employee is paid.  If the field is 
  491. blank, no amount will be entered by ZIPPER.  Even if an amount is 
  492. entered, you can modify or delete this amount every time payroll is 
  493. processed.  This field can be used in addition to, or instead of the 
  494. Employee Deduction Rate field in the Pension Plan record.  The Pension 
  495. Deduction is a "flat" deduction, the Employee Deduction (Rate) is a 
  496. calculated deduction.
  497.  
  498. The employee contribution is subject to any amount entered into the 
  499. Maximum Annual Employee Contribution field.  (See below).  If this field 
  500. is blank, ZIPPER considers that there is no (annual) limit to the amount 
  501. of employee contribution.  If there is a value entered, ZIPPER checks to 
  502. see whether or not this employee has reached that limit.  If so, the 
  503. current amount of employee contribution will be limited by such annual 
  504. limits.  Additionally, the Employer Contribution (Rate 1) (a percent of 
  505. the employees deduction) can therefore be affected the amount of the 
  506. Maximum Annual Employee Contribution.
  507.  
  508. Employer Contribution Rate 1:  This rate represents a percentage of the 
  509. employee deduction.  The employee deduction is created by the Pension 
  510. Deduction field in the employee/payroll record, and/or the amount 
  511. calculated by the Employee Deduction Rate. The employer's contribution 
  512. is not considered "defered earnings", and ZIPPER will report such 
  513. amounts in Box 14 (Other) of the employee's W-2. 
  514.  
  515. This is one of two methods available to calculate an employer 
  516. contribution to a pension fund.  Both rates should be entered as a 
  517. decimal value (as descirbed above).  Only one of these rates should be 
  518. used, however.  Do not use both rates, as this will cause ZIPPER to not 
  519. calculate any employer contribution.           
  520.  
  521. Employer Contribution Rate 2:  This rate is used to calculate an 
  522. employer contribution based on the amount of gross pay.  This rate is 
  523. completely independent of any employee contribution.  Do not enter a 
  524. value in this field if you have entered a value into Employer 
  525. Contribution Rate 1.  This will create an error condition, and will 
  526. cause ZIPPER to not calculate any employer contribution.  
  527.  
  528. Employee Deduction Subject To Federal Withholding: This field, and the 
  529. one below work in a similar manner.  The field is either blank, ot there 
  530. is a check mark displayed.  The default is to have the check mark 
  531. displayed.
  532.  
  533. Having a check mark displayed means that any employee deduction 
  534. (contribution to a pension plan) will be treated just like any other 
  535. deduction.  The amount of earnings that make up the employee deduction 
  536. is treated like regular wages, and is subject to federal withholding.  
  537. This means it is taxable income.  This type of configuration could be 
  538. used for saving plans, savings bond purchase plans, or any other type of 
  539. "after tax" contributions. 
  540.  
  541. Having this field blank means that the deduction is considered non-
  542. taxable, and is treated as "defered earnings".  Federal withholding is 
  543. not calculated on the amount contributed (by the employee) to a pension 
  544. plan.  If there is a limit to "non-taxable" employee contributions, an 
  545. amount should be entered into Maximum Annual Employee Contribution.  
  546. ZIPPER will show any "defered earnings" in Box 13 of the employee's W-2. 
  547.  
  548. Employee Deduction Subject To State Withholding: Same as above. 
  549.  
  550.  
  551. EXPANDED ALLOWABLE PAYROLL FREQUENCY
  552.  
  553. In addition to the present allowable payroll frequencies (Monthly, 
  554. SemiMonthly, BiWeekly, and Weekly), payroll processing can now be 
  555. provided for employees paid Daily, Quarterly, SemiAnnualy, and Annually.  
  556. This provides greater flexibility in the payment of bonuses, 
  557. commissions, or other "lump sum" allowances on a periodic basis. 
  558.  
  559. Note that the allowable values for Pay Periods per Year field have been 
  560. expanded. ZIPPER will now accept the following entries:  
  561.  
  562. 1, 2, 4, 12, 24, 26, 52, or 260 (optionally 365)
  563.  
  564. Existing 
  565.      12 - Monthly 
  566.      24 - SemiMonthly
  567.      26 - BiWeekly
  568.      52 - Weekly 
  569. New 
  570.       1 - Annual
  571.       2 - SemiAnnual
  572.       4 - Quarterly
  573.     260 - Daily  (52 weeks x 5 days)
  574.           or optionally
  575.     365 - Daily  (for logical thinkers)
  576.  
  577.  
  578. IMPROVED MULTI-STATE PAYROLL (W-2) PROCESSING
  579.  
  580. This modification allows your company to be located in one state, and 
  581. process payroll for another state.  A new field has been added to the 
  582. COMPANY screen - Calculate withholding for which state:. 
  583.  
  584. You are still limited to processing payroll for only one state per 
  585. payroll database.  See the ZIPPER Payroll User's Manual (ZIPPER.DOC)
  586. regarding Multi-State payroll.  This change makes it easier to have a 
  587. "parent" company in one state, and offices in other states. 
  588.  
  589.  
  590. CHECK PROCESSING OPTIONS  
  591.  
  592. The menu option to simply print payroll vouchers has been eliminated.  
  593. Payroll vouchers are still available, but must be accessed either from 
  594. the (2) Export or (3) Manual menu selection.  On-line help is now 
  595. available at this menu. 
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.                                  APPENDIX 
  602.                             SPECIAL CONDITIONS
  603. ========================================================================
  604.  
  605.  
  606.                          STATE STANDARD DEDUCTION
  607.  
  608. ZIPPER uses the following rules with respect to the "State Standard
  609. Deduction".
  610.  
  611. Although it is possible to enter any single digit number (0 through 9),
  612. the only valid entries are the values 0 through 3.
  613.  
  614.        0 - None
  615.        1 - Single
  616.        2 - Married
  617.        3 - Other
  618.  
  619. If you enter a value greater than 3, ZIPPER will interpret the entry as
  620. equal to the value for the Married Standard Deduction (2).
  621.  
  622. You should enter 0 (zero) only if your state provides a zero value.  Some
  623. states equate 0 and 1.  Unless your state specifically provides a zero
  624. value for no standard deduction, entering a zero will equate to the
  625. Single Standard Deduction.
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.                                  ARIZONA
  631.  
  632. Arizona withholding is computed as 20% of the Federal Withholding. Arizona 
  633. allows optional (higher) withholding rates of 22%, 28%, and 32%.  ZIPPER 
  634. uses separate tax tables to provide the various rates.  Select the proper 
  635. tax table for each employee. 
  636.  
  637.                                                              ZIPPER
  638.  Arizona Withholding Rate                                State Tax Table
  639.  -------------------------------------------------------------------------
  640.    20% (Standard)                                               1
  641.    22% (Optional)                                               2 
  642.    28% (Optional)                                               3 
  643.    32% (Optional)                                               4 
  644.  
  645. Employees who earns less than $15,000.00 annually are taxed at the rate of 
  646. 10%. 
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.                                  ARKANSAS
  652.  
  653. Arkansas utilizes four standard deductions.  Enter the standard deduction
  654. for each employee based on the description below.
  655.  
  656.                                                            ZIPPER
  657.  State Category                                  State Standard Deduction
  658.  -------------------------------------------------------------------------
  659.  
  660.  1. Single claiming exemption for self                     1 - Single
  661.  2. Married claiming both exemptions                       2 - Married
  662.  3. Married claiming exemption for self                    3 - Other
  663.  4. No personal exemptions claimed                         0 - None
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.                                 CALIFORNIA
  669.  
  670. California utilizes three tax tables.  Select the proper ZIPPER State Tax 
  671. Table that corresponds to the California Tax Table.   
  672.  
  673.  California                                                  ZIPPER
  674.  Tax Tables                                              State Tax Table
  675. -------------------------------------------------------------------------
  676.  Single Persons, Dual Income Married,
  677.    or Married with Multiple Employers                            1
  678.  Married Persons                                                 2
  679.  Head of Household                                               3
  680.  
  681.  
  682. California utilizes four standard deductions.  Select the proper ZIPPER 
  683. State Standard Deduction that corresponds to the California Standard 
  684. Deduction. 
  685.  
  686.                                                            ZIPPER
  687.  California Standard Deduction                   State Standard Deduction 
  688.  -------------------------------------------------------------------------
  689.  1. Single (Dual Income Married or
  690.       Married w/ Multiple Employers)                          1 - Single
  691.  2. Married (0 or 1 Allowance on DE-4)                        1 - Single
  692.  3. Married (2 or more Allowances on DE-4)                    2 - Married
  693.  4. Unmarried Head of Household                               3 - Other
  694.  
  695.  
  696. California also provides for "Additional Withholding Allowances for 
  697. Estimated Deductions".  This is listed in "Table 2 - Estimated Deduction 
  698. Table" in the California Personal Income Tax Withholding Guide.  The 
  699. California "Additional Withholding Allowance" corresponds to the ZIPPER 
  700. State Extra Deduction.  Enter the number of Additional Withholding 
  701. Allowances claimed (Form DE-4 or W-4) into the field for "State Extra 
  702. Deductions". 
  703.  
  704. California also provides a "Low Income Exemption".  The amount of the 
  705. exemption is based on the "marital status" of the individual employee.  
  706. ZIPPER determines the "marital status" based on the value entered in the 
  707. field for "State Tax Table".  ZIPPER determines if the exemption applies 
  708. when payroll is computed. 
  709.  
  710.  
  711.  
  712.                                CONNECTICUT
  713.  
  714. Connecticut recently enacted a personal income tax.  Withholding of 
  715. income tax became effective October 1, 1991.  
  716.  
  717. The design of the Connecticut withholding system for 1991 does not 
  718. conform to the federal withholding system, or any other state system.  
  719. We have elected, at this point anyway, to not support automated state 
  720. withholding for Connecticut.  
  721.  
  722. In order to use ZIPPER Payroll in Connecticut, you will need to manually 
  723. calculate the amount of state withholding for each employee, and place 
  724. this figure in the field for Extra State Withholding.  You can do this 
  725. each time payroll is processed, or place this amount in the individual 
  726. employee record.  Placing the amount in the employee record will 
  727. automatically enter it into the payroll record.  This amount can then be 
  728. adjusted as necessary. 
  729.  
  730.  
  731.  
  732.  
  733.  
  734.                                  GEORGIA
  735.  
  736. Georgia utilizes four tax tables.  The values contained in Table G and
  737. Table I are the same.
  738.  
  739.  
  740.   Georgia                                                    ZIPPER
  741.  Tax Tables                                              State Tax Table
  742. -------------------------------------------------------------------------
  743.  Table F - MARRIED FILING JOINT RETURN                          2
  744.             (With one having income)
  745.            or HEAD OF HOUSEHOLD
  746.  Table G - MARRIED FILING JOINT RETURN                          3
  747.             (Both spouses having income)
  748.  Table H - SINGLE INDIVIDUAL                                    1
  749.  Table I - MARRIED FILING SEPARATE RETURN                       3
  750.  
  751.  
  752.  
  753.  
  754.  
  755.                                    IOWA
  756.  
  757. Iowa allows a personal tax credit of $20.00 (annual) for the first and
  758. second exemptions claimed, and a $15.00 tax credit for the third and each
  759. subsequent exemption.  Most states use only one rate, and ZIPPER does not
  760. provide the ability to utilize multiple rates.
  761.  
  762. We have elected to use the $20.00 rate, and this will work correctly for
  763. employees who elect only 1 or 2 tax exemptions / credits. Employees who
  764. elect three or more exemptions / credits will consequently not have
  765. enough withholding taken from their pay.  The amount of error will be
  766. small, but some employees may wish to have extra state withholding taken
  767. from their check to compensate for this condition.  The amount of extra
  768. state withholding must be entered for each employee when the employee is
  769. entered into your payroll database.  Extra withholding does not effect
  770. the amount of "normal" state withholding that is computed during payroll
  771. processing.  The amount of Extra State Withholding may be modified at any
  772. time, and only effects payroll computed after such changes.
  773.  
  774. The amount of payroll error (state withholding) produced by this
  775. condition is as follows:
  776.  
  777. Pay Period                                       Error for each exemption
  778. -------------------------------------------------------------------------
  779.     Weekly                                                   $ .09
  780.     Biweekly                                                   .19
  781.     Semimonthly                                                .20
  782.     Monthly                                                    .42
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.                                  MARYLAND
  789.  
  790. Maryland uses eight tax tables.  Select the proper table based on the
  791. following:
  792.  
  793.                                                               ZIPPER
  794. Maryland Tax Table                                       State Tax Table
  795. -------------------------------------------------------------------------
  796. Table "A"  (20% Local Rate)                                     1
  797. Table "B"  (25% Local Rate)                                     2
  798. Table "C"  (30% Local Rate)                                     3
  799. Table "D"  (35% Local Rate)                                     4
  800. Table "E"  (40% Local Rate)                                     5
  801. Table "F"  (45% Local Rate)                                     6
  802. Table "G"  (50% Local Rate)                                     7
  803. Table "NR" (Nonresident)                                        8
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.                               MASSACHUSETTS
  809.  
  810. Massachusetts allows a deduction for the amount of U.S. Social Security
  811. (FICA) withheld, up to a maximum amount.   ZIPPER has no way of knowing
  812. how much any employee may have contributed to FICA during the current
  813. year through another employer.  When you hire an employee who has worked
  814. during the current year for another employer, you should inform this
  815. person that they will be "over-withheld", just as though they had not
  816. worked for another employer.  An overpayment may be claimed as a refund,
  817. depending on their overall tax liability.
  818.  
  819. Massachusetts uses a combination of two exemption values.  ZIPPER matches
  820. this condition by using both the State Standard Deduction and the
  821. Personal Exemption.
  822.  
  823. State Standard Deduction:
  824.  
  825.                                                            ZIPPER
  826. Massachusetts Category                          State Standard Deduction
  827. -------------------------------------------------------------------------
  828. No personal exemptions claimed                            0 - None
  829. Single claiming exemption for self                        1 - Single
  830. Married claiming both exemptions                          2 - Married
  831.  
  832.  
  833. Personal Exemptions:  Enter the number of exemptions claimed.
  834.  
  835. State Extra Deduction:  Massachusetts also allows a Blind Exemption.  If
  836. an employee is entitled to claim this exemption, the number of blind
  837. exemptions should be entered as State Extra Exemptions.
  838.  
  839. A claimed spouse counts as "2" exemptions for Massachusetts income tax
  840. withholding purposes.  An employee who claims only himself and his wife
  841. is treated as having "3" exemptions.  To match this condition, married
  842. persons claiming themselves and their spouse should be entered as follows:
  843.  
  844.  State Standard Deduction:  2
  845.  Personal Exemptions     :  3  (plus any additional exemptions claimed)
  846.  
  847. ZIPPER automatically determines if the Massachusetts Low Income Exemption 
  848. applies. 
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.                                MISSOURI 
  855.  
  856. Personal Exemptions:
  857.  
  858. Missouri allows $1,200.00 for the first allowance, and $400.00 for each
  859. additional allowance for single persons;  $1,200.00 for the first
  860. allowance, $1,200.00 for the second allowance, and $400.00 for each
  861. additional allowance for married persons.
  862.  
  863. ZIPPER equates the Personal Exemption with the $1,200.00 MO W-4
  864. allowances (either 1 or 2).  Enter either a 1 (for single employees) or a
  865. 2 (for married employees) in the Personal Exemptions field.
  866.  
  867. State Extra Deductions:
  868.  
  869. Enter any additional MO W-4 allowances (the $400.00 allowances) in this
  870. field.
  871.  
  872.  
  873.  
  874.  
  875.                                 MISSISSIPPI
  876.  
  877. Mississippi utilizes three standard deductions:
  878.  
  879.                                                            ZIPPER
  880. State Category                                  State Standard Deduction
  881. -------------------------------------------------------------------------
  882.  1. Single                                                  1 - Single
  883.  2. Married or Head of Family                               2 - Married
  884.  3. Married, both spouses employed                          3 - Other
  885.  
  886.  
  887. State Tax Table:
  888.  
  889. Mississippi utilizes the personal exemptions, also called dependents,
  890. (Form 62-420) indicated below:
  891.  
  892.   Single                        -   $6,000.00
  893.   Married Individuals (jointly) -   $9,500.00
  894.   Head of Family                -   $9,500.00
  895.   Dependents                    -   $1,500.00
  896.   Aged 65 and over              -   $1,500.00
  897.   Blind                         -   $1,500.00
  898.  
  899. *********************************************************************** 
  900. ZIPPER SELECTS THE PROPER PERSONAL EXEMPTION BASED ON THE VALUE ENTERED 
  901.                   IN THE FIELD -- Tax Tables - State:.   
  902. *********************************************************************** 
  903.  
  904. This may seem confusing, as Mississippi uses only one tax table (a 
  905. series of tax rates), regardless of marital status.  ZIPPER uses this 
  906. field, in this way, ONLY for Mississippi. 
  907.  
  908. If you enter "1" (for Single), ZIPPER will use the $6,000.00 personal 
  909. exemption.  If you enter any other value (0 through 9), ZIPPER will use 
  910. the $9,500.00 personal exemption.  We recommend you enter "2" - for 
  911. Married, and "3" - for Head of Family.  As indicated above, Mississippi 
  912. allows the same personal exemption value for both Married and Head of 
  913. Family. 
  914.  
  915. Enter the number of additional personal exemptions ("Dependents" - line
  916. 4, Form 62-420) for the total number of dependents, aged 65 and over,
  917. and/or blindness in the field "State Extra Deductions:"
  918.  
  919. If both spouses are employee, Mississippi tax laws allows the spouses to
  920. "share" the $9,500.00 exemption in any manner they choose (in multiples
  921. of $500.00).  ZIPPER does not provide this flexibility.  An employee will
  922. have to elect to take either the Single ($6,000.00) exemption or the
  923. Married ($9,500.00) exemption.
  924.  
  925. An alternate means of dealing with this condition would be for a married
  926. individual to take the Single exemption, and then take 1 or 2 personal
  927. exemptions ( totals $7,500.00 or $9,000.00).  The spouse would then have
  928. to claim the balance.  Another alternate would be to claim 0 (zero)
  929. personal exemptions, and then claim any equivalent number of "Extra 
  930. Deductions" (each extra deduction = $1,500.00).  These alternate methods 
  931. would produce some error if both spouse's worked for you (or the spouse's 
  932. payroll was also computed by ZIPPER).  The amount of error will not be
  933. significant over the full year, and will not have any effect on the
  934. taxpayers actual liability.  It will affect the amount of refund or tax
  935. due.
  936.  
  937.  
  938.                                  NEBRASKA
  939.  
  940.  
  941. The formula for calculating Nebraska withholding has changed for 1994.  
  942. The new method is somewhat different in that it uses a graduated personal 
  943. exemption.  ZIPPER does not directly support this method, and will create 
  944. minor calculation errors for single employees who earn over $26,500.00 
  945. annually, or married (including surviving spouse) employees who earn over 
  946. $33,000.00 annually.  The ANNUAL tax tables appear below. 
  947.  
  948.  
  949. SINGLE person - including head of household 
  950.  
  951. Annual Income Range      Nebraska Credit Per       ZIPPER Credit Per 
  952.                             W-4 Allowance            W-4 Allowance 
  953. _________________________________________________________________________
  954.  
  955. $ 0      -  $26,500              $69.00                    $69.00 
  956. $26,500  -  $35,000              $49.00                    $69.00
  957. $35,000  -  $80,000              $25.00                    $69.00
  958. $80,000  -                       $ 0.00                    $69.00
  959.  
  960.  
  961. MARRIED person - including surviving spouse
  962.  
  963. Annual Income Range      Nebraska Credit Per       ZIPPER Credit Per 
  964.                             W-4 Allowance            W-4 Allowance 
  965. _________________________________________________________________________
  966.  
  967. $ 0      -  $33,000              $69.00                    $69.00 
  968. $33,000  -  $42,500              $59.00                    $69.00
  969. $42,500  -  $60,000              $45.00                    $69.00
  970. $60,000  -  $80,000              $20.00                    $69.00
  971. $80,000  -                       $ 0.00                    $69.00
  972.  
  973.  
  974. To compensate for this difference, you can either reduce the number of 
  975. Personal Exemptions claimed, or enter an amount of Extra State 
  976. Withholding into individual employee records who are in the higher income 
  977. ranges.  As an example, employees who earn over $80,000 per year should 
  978. not claim any ZIPPER Personal Exemptions.  Others could be "adjusted" in 
  979. a similar manner.  Remember these are ANNUAL amounts, so the difference 
  980. each pay period should be quite small.  Since withholding is an estimated 
  981. tax, the overall resulting difference should not be considered 
  982. significant. 
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.                                 NEW JERSEY
  988.  
  989. New Jersey uses five tax tables;
  990.  
  991. New Jersey                                                    ZIPPER
  992. Tax Tables                                                State Tax Table
  993. -------------------------------------------------------------------------
  994.  Table "A"                                                       1
  995.  Table "B"                                                       2
  996.  Table "C"                                                       3
  997.  Table "D"                                                       4
  998.  Table "E"                                                       5 
  999.  
  1000.